Hai hệ thống sổ sách và những rủi ro pháp lý

Công an Hà Nội đã khởi tố bốn bị can về tội vi phạm quy định về kế toán gây hậu quả nghiêm trọng tại Công ty TNHH vàng bạc đá quý Bảo Tín Minh Châu, trong đó có ông Vũ Minh Châu (Tổng giám đốc) và con trai Vũ Minh Tú.

Theo công bố của Công an Hà Nội, các bị can bị khởi tố do có hành vi lập hai hệ thống sổ sách kế toán nhằm đối phó với cơ quan thuế, che giấu doanh thu thực tế.

Theo dữ liệu trích xuất giai đoạn 2020 - 2023, cơ quan điều tra bước đầu xác định doanh thu thực tế của Công ty TNHH Bảo Tín Minh Châu đạt khoảng 13.700 tỉ đồng, chênh lệch so với báo cáo thuế khoảng 9.700 tỉ đồng, gây thiệt hại ngân sách nhà nước khoảng 150 tỉ đồng.

Thực tế việc các doanh nghiệp lập hai hệ thống sổ sách kế toán đã bị xử lý khá nhiều. Vậy các chuyên gia đánh giá và cảnh báo gì về hành vi này?

Hai hệ thống sổ sách là gì?

Theo luật sư Hoàng Văn Hướng (Đoàn luật sư Hà Nội), trong giới kinh doanh, việc duy trì hai hệ thống sổ sách (một nội bộ thực tế và một báo cáo thuế) là hình thức điển hình để tối ưu hóa lợi nhuận bất hợp pháp. Trong đó một hệ thống sổ nội bộ ghi chép đầy đủ doanh thu thực, dòng tiền biến động thực tế để chủ doanh nghiệp quản lý.

Một hệ thống sổ khác là sổ báo cáo chỉ ghi nhận một phần doanh thu, tăng khống chi phí đầu vào hoặc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp nhằm giảm số thuế phải nộp. Đây là một hình thức được thực hiện nhằm trốn tránh trách nhiệm nộp thuế của doanh nghiệp với Nhà nước.

Đối với nhiều ngành hàng, đặc biệt là kim hoàn, đặc thù là giao dịch bằng tiền mặt rất lớn và người mua không có thói quen lấy hóa đơn nên đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc "giấu" doanh thu trên sổ sách báo cáo chính thức.

Còn theo luật sư Diệp Năng Bình (Đoàn luật sư TP.HCM), trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp hiện nay, việc sử dụng hai hệ thống sổ kế toán không phải là hiện tượng hiếm gặp, đặc biệt trong bối cảnh một số đơn vị tìm cách tối ưu nghĩa vụ thuế. Tuy nhiên xét dưới góc độ pháp lý và quản lý nhà nước, đây là hành vi bị kiểm soát chặt chẽ và tiềm ẩn nhiều hệ lụy nghiêm trọng.

Thực tiễn quản lý cho thấy hành vi này không chỉ tồn tại mà còn có xu hướng được thực hiện tinh vi hơn thông qua việc ứng dụng công nghệ, phần mềm kế toán.

Tuy nhiên dù được thực hiện dưới bất kỳ hình thức nào, bản chất của việc lập hai hệ thống sổ kế toán vẫn là che giấu thông tin tài chính và làm sai lệch nghĩa vụ thuế. Điều này không chỉ gây thất thu ngân sách nhà nước mà còn tạo ra sự bất bình đẳng trong môi trường kinh doanh, ảnh hưởng tiêu cực đến kỷ cương pháp luật và niềm tin của xã hội.

Hành vi bị nghiêm cấm

Luật sư Bình cho rằng về mặt pháp lý, quy định hiện hành đã nêu rõ quan điểm không chấp nhận hành vi này. Theo quy định tại khoản 10 điều 13 Luật Kế toán 2015, việc lập hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên trong cùng một kỳ kế toán là hành vi bị nghiêm cấm. Điều này đồng nghĩa với việc mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong doanh nghiệp phải được ghi chép đầy đủ, chính xác và kịp thời trong một hệ thống sổ kế toán duy nhất.

Không chỉ dừng lại ở quy định của Luật Kế toán, hành vi sử dụng hai hệ thống sổ kế toán còn có thể bị xem xét dưới góc độ pháp luật thuế. Theo Luật Quản lý thuế 2019, người nộp thuế có nghĩa vụ kê khai trung thực, đầy đủ và chính xác các thông tin liên quan nghĩa vụ thuế (điều 17 Luật Quản lý thuế 2019).

Việc không ghi nhận đầy đủ doanh thu vào sổ kế toán hoặc cố tình che giấu thông tin là một trong những biểu hiện của hành vi trốn thuế (điều 143 Luật Quản lý thuế 2019).

Hệ quả pháp lý đối với hành vi này là rất đáng chú ý. Trong trường hợp vi phạm chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự, cá nhân hoặc tổ chức có thể bị xử phạt hành chính theo điểm b khoản 4 điều 9 nghị định 41/2018 quy định xử phạt hành vi vi phạm quy định về sổ kế toán.

Hành vi để ngoài sổ kế toán tài sản, nợ phải trả của đơn vị hoặc có liên quan đến đơn vị nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự có thể bị phạt tiền từ 20 đến 30 triệu đồng. 

Nếu hành vi lập hai hệ thống sổ kế toán nhằm mục đích gian lận thuế và gây thiệt hại đáng kể thì người vi phạm có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo điều 221 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi bổ sung 2017).

Người có hành vi lợi dụng chức vụ, quyền hạn thực hiện lập hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên nhằm bỏ ngoài sổ kế toán tài sản, nguồn vốn, kinh phí của đơn vị kế toán, gây thiệt hại từ 100 triệu trở lên hoặc dưới 100 triệu nhưng đã bị xử lý kỷ luật hoặc xử phạt vi phạm hành chính về hành vi này mà còn vi phạm thì bị phạt cải tạo không giam giữ đến 3 năm hoặc phạt tù từ 1 năm đến 20 năm (tùy mức độ, tính chất hành vi vi phạm).

Bên cạnh đó người phạm tội còn có thể bị cấm đảm nhiệm chức vụ hoặc làm công việc nhất định từ 1 năm đến 5 năm, hoặc tịch thu một phần hoặc toàn bộ tài sản.

Hệ lụy lớn

Từ các quy định pháp luật nêu trên, có thể khẳng định rằng doanh nghiệp không nên và tuyệt đối không được phép thực hiện việc lập hai hệ thống sổ kế toán. Mặc dù trong ngắn hạn, hành vi này có thể mang lại lợi ích nhất định như giảm số thuế phải nộp, nhưng về lâu dài, rủi ro mà doanh nghiệp phải đối mặt là rất lớn.

Thứ nhất: rủi ro pháp lý. Khi cơ quan thuế thanh tra kiểm tra, việc phát hiện hai hệ thống sổ kế toán không phải là điều khó khăn, đặc biệt trong bối cảnh hiện nay khi hệ thống hóa đơn điện tử và dữ liệu số được quản lý tập trung. Một khi bị phát hiện, doanh nghiệp không chỉ bị truy thu thuế, xử phạt mà còn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Thứ hai: rủi ro tài chính. Doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế trong nhiều năm, kèm theo tiền phạt và tiền chậm nộp, dẫn đến áp lực tài chính rất lớn, thậm chí ảnh hưởng đến khả năng tồn tại của doanh nghiệp.

Thứ ba: rủi ro trong quản trị nội bộ. Việc tồn tại hai hệ thống sổ làm cho thông tin tài chính không minh bạch, gây khó khăn trong việc kiểm soát dòng tiền, đồng thời tạo điều kiện cho các hành vi gian lận nội bộ phát sinh.

Cuối cùng, về lâu dài, hành vi này còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và khả năng phát triển của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp thiếu minh bạch sẽ gặp nhiều khó khăn khi muốn huy động vốn, hợp tác với đối tác lớn hoặc tham gia vào các thị trường có yêu cầu cao về kiểm toán và công khai tài chính.